Softline создала RPA-решение для обработки заявок в CRM-системе

Компания Softline создала RPA-решение, позволяющее автоматизировать процесс первичной обработки заявок в CRM-системе. Робот анализирует запросы на приобретение программного обеспечения, определяет продукт и его количество, выявляет специальные условия, составляет спецификацию для коммерческого предложения. Решение было протестировано на базе департамента операционной поддержки продаж Softline в городе Воронеже и показало свою эффективность. Время обработки каждой заявки сократилось в 10 раз за счет использования сервисов на основе машинного обучения, поэтому ежегодное увеличение количества запросов на 30% не приведет к расширению штата. В свою очередь, текущий персонал сможет сосредоточиться на работе со сложными заявками.

С 2018 года Softline активно развивает RPA-направление, предлагая корпоративным заказчикам решения, лучшие по качеству, стоимости и срокам внедрения. Сегодня компания ведет несколько пилотных и коммерческих проектов, связанных с роботизацией рутинных операций в HR-подразделениях, логистике, бухгалтерии, службах казначейства, отделах экономической и информационной безопасности. Например, Softline уже разработала для одного из предприятий топливно-энергетического комплекса России систему проверки физических лиц — кандидатов на работу и сотрудников контрагентов. Автоматизация HR-процессов позволила заказчику сократить время на проверку каждого соискателя с одного часа до пяти минут. Экономия рабочего времени составила около 500 человеко-часов в месяц.

За два года, прошедших с момента запуска нового направления, компания качественно нарастила отраслевую экспертизу. Уже сейчас специалисты Softline готовы предложить клиентам эксклюзивные решения, разработанные с использованием технологий RPA и сервисов на основе машинного обучения. Одно из них — программный робот, созданный для автоматизации рутинных процессов в департаменте операционной поддержки продаж Softline и полностью симулирующий действия человека на основании описанного алгоритма.

Потребность в эффективном RPA-решении возникла в связи с ежегодным увеличением количества заявок на приобретение программного обеспечения, которое поставляет Softline, на 30%. До внедрения робота оператор по каждому запросу собирал необходимую информацию и вручную формировал спецификацию на основе действующего прайс-листа. После этого данные загружались в заявку с дополнительными комментариями. Ежедневно оператор должен был обработать несколько сотен запросов, на каждый из которых он тратил до 5 минут. Если сотрудник был вовлечён в другую работу, то ответа приходилось ждать несколько часов.

Теперь большую часть обязанностей оператора выполняет робот. Он анализирует содержание запросов, определяет наименование продукта, его количество, выявляет специальные условия. Если заявка соответствует всем требованиям, то робот автоматически отмечает нужное программное обеспечение в прайс-листе и формирует спецификацию. При дефиците информации робот запрашивает ее у оператора. Уже готовый документ загружается в CRM-систему и направляется менеджеру по продажам.

Благодаря внедрению RPA-решения Softline сократила время на обработку каждой заявки до 30 секунд, поэтому ежегодное увеличение числа запросов не приведет к расширению штата операционного центра.